Administrasi Perkantoran: Review buku Pengantar Administrasi Perkantoran kelas XI

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 latar belakang

Pengertian “administrasi” (Bel: administratie) seringkali diartikan dalam arti yang sempit, yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis-menulis belaka. Administrasi dalam arti yang luas, yaitu sebagai suatu proses karja-sama yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan pengertiannya dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan melalui dan dengan orang lain.

“Kantor” dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan.

1.2 tujuan penulisan

Adapun tujuan penulisan dari si penulis adalah sebagai berikut ;

· Sebagai pengetahuan pembelajaran administrasi perkantoran

· Sebagai penunjang utama belajar

· Sebagai penambah nilai tugas makalah

· Sebagai pembanding buku 1 dan buku 2

BAB II

PEMBAHASAN

Penjelasan Dari Review Buku Pengantar Administrasi Perkantoran

Pengarang Buku : Sri Endang R,Sri Mulyani,Dan Suyetty

Penerbit Buku : Erlangga

BAB 1

Standard Operating Procedure (SOP)

A. PENGERTIAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Standard Operating Procedure (SOP) adalah suatu pedoman yang mengatur tahapan suatu proses atau prosedur pekerjaan tertentu yang bersifat rutin,tetap,tidak berubah-ubah,dan dituangkan menjadi dokumen tertulis dan dapat diakses oleh setiap karyawan yang dijadikan standar untuk pelaksanaan prosedur kerja.

Beberapa pengertian SOP yang dikemukakan oleh para ahli adalah :

· William Wand Donald dan Paul H.Schwartz

Sop adalah perumusan dari prosedur yang digunakan secara berulang ulang dalam ukuran yang spesifik atau sebagai suatu contoh yang berisi cara mengerjakan sesuatu.

· Gareth R. Jones

Sop merupakan bagian dari peraturan tertulis yang membantu mengontrol prilaku anggota organisasi.

· Istyadi Insani

Sop adalah petunjuk tertulis yang menggambarkan dengan tepat tahapan pelaksanaan tugas,pekerjaan, atau kegiatan.

· Tjipto Atmoko

Sop merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator teknis, administratif, dan procedural sesuai tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

· International Organization for Standardization (ISO) 2001 Tentang Manajemen Mutu.

Sop merupakan kehidupan dari sistem manajemen yang berfungsi sebagai pedoman prosedur, dan instruksi kerja.

B. TUJUAN PENYUSUNAN SOP

SOP dibuat untuk dilaksanakan secara tepat dan benar oleh semua pihak yang ada di perusahaan.

Adapun tujuan penyusunan SOP adalah sebagai berikut.

1. Karyawan dapat bekerja dengan konsisten pada setiap unit kerjanya.

2. Karyawan dapat mengetahui peran dan fungsinya pada setiap posisi dalam organisasi atau perusahaan dengan benar.

3. Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap karyawan.

4. Melindungi perusahaan dan karyawan dari kesalahan operasional jalannya organisasi.

5. Menghindari kesalahan, kegagalan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.

C. FUNGSI SOP

Sebagai acuan kerja, SOP memiliki berbagai fungsi, yaitu sebagai berikut.

1. Memperjelas dan melancarkan perkerjaan dari setiap unit kerja sesuai prosedur kerja.

2. Karyawan lebih disiplin, mandiri, konsisten dalam bekerja, dan tidak tergantung kepada pimpinan.

3. Sebagai landasan hukum jika terjadi kesalahan atau penyimpangan dalam melaksanakan tugas.

4. Karyawan lebih peracaya diri dan mandiri sehingga tahu apa yang harus dikerjakan tanpa harus ada intervensi dari pimpinan.

5. Membantu evaluasi setiap proses operasional perusahaan.

6. Acuan tertulis dalam menetapkan kebijakan perusahaan.

7. Pedoman untuk mengambil keputusan dan validasi rangkaian kegiatan dalam organisasi.

D. JENIS-JENIS SOP DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Berdasarkan Kegiatan

a. SOP Administratif

SOP Administratif adalah prosedur operasi standar untuk pekerjaan yang bersifat administratif, yaitu pekerjaan yang sifatnya umum.

Contoh adalah SOP penanganan surat masuk, Vsop Pemeliharaan Komputer Kantor.

Dalam penyusunan SOP administratif harus terdapat lima unsur berikut.

1) Halaman judul

2) Daftar isi

3) Prosedur

4) Pemeriksaan atau pengontrolan

5) Referensi

Adapun bagian-bagian prosedur dalam SOP administratif adalah sebagai berikut.

a. Tujuan

b. Cakupan

c. Abstrak

d. Definisi atau daftar istilah

e. Penanggung jawab

f. Metode

g. Kriteria atau daftar aktivitas

h. Manajemen penyimpanan atau perekaman data

b. SOP Teknis

SOP teknis adalah prosedur operasi standar yang tercatat dan diuraikan secara detail, rinci, dan teliti serta menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja untuk berbagai aktivitas di perusahaan sehingga tidak aka nada kemungkinan variasi lain.

Berikut adalah lima hal yang harus ada dalam SOP teknik.

1) Halaman judul

2) Daftar isi

3) Prosedur

4) Pengontrolan

5) Referensi

2. Berdasarkan Besar Kegiatan

a. SOP Makro

Yaitu, integrasi dari beberapa SOP yang lebih kecil (mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan dan tidak menggambarkan kegiatan yang riil dilakukan oleh pelaksana.

Contoh : SOP pengelolaan surat

b. SOP Mikro

Yaitu, SOP yang merupakan gambaran kegiatan dari bagian yang lebih besar (makro) dan disebut sebagai sub atau bagian SOP.

Conth : SOP pengiriman surat.

3. Berdasarkan Kelengkapan Kegiatan

a. SOP Final

Yaitu, SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final dan digunakan untuk produk kerja.

Contoh :

· SOP penyusunan pedoman merupakan SOP Final dan SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman.

· SOP penyelenggaraan Bimbingan Teknik merupakan Sop Final dan SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

b. SOP Persial

Yaitu, SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama atau final dan memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhir.

Contoh :

· SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.

4. Berdasarkan Jenis Kegiatannya

a. SOP Generik

Yaitu, SOP yang kegiatannya memiliki kesamaan langkah sehingga SOP ini bisa diadopsi di unit kerja lain.

Contoh : SOP Pengelolaan Keuangan

b. SOP Spesifik

Yaitu, SOP yang kegiatannya memiliki langkah khusus dan tidak dapat diterapkan di unit kerja lain.

Contoh : SOP pelaksanaan publikasi hasil uji laboraturium A pada instansi z hanya berlaku pada laboraturium A di instansi Z tidak berlaku di laboraturium lainnya meskipun di instansi Z sekalipun.

E. PRINSIP PENYUSUNAN SOP

Beberapa prinsip yang akan diterapkan oleh perusahaan, yaitu sebagai berikut.

1. Prinsip efesiensi dan efektivitas, yaitu prosedur yang singkat dan cepat dalam mencapai target pekerjaan serta memerlukan sumber daya yang relative kecil.

2. Prinsip berorientasi, yaitu prosedur yang di standarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna.

3. Prinsip kejelasan dan kemudahan, yaitu SOP yang disusun dengan jelas dan tidak berbelit-belit sehingga mudah di mengerti.

4. Prinsip keselarasan, yaitu SOP yang dibuat harus selaras dengan SOP lain yang terkait.

5. Prinsip dinamis, yaitu prosedur yang distandarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan yang berkembang.

F. TEKNIK PENYUSUNAN SOP

Berikut adalah teknis penyusunan SOP.

1. Membentuk Tim dan Kelengkapannya

Tim bertugas mengumpulkan data, mengidentifikasi kebutuhan, menganalisis prosedur, melakukan pengembangan, melakukan uji coba, melakukan sosialisasi, memonitor dan evaluasi, melakukan penyempurnaan, dan menyajikan hasil-hasil pengembangannya kepada pimpinan SOP.

2. Memberikan Pelatihan untuk Anggota Tim

seluruh anggota tim harus memiliki perbekalan yang benar tentang cara penyusunan SOP sehingga dapat disusun petunjuk pelaksanaan penyusunan SOP yang kelak dapat digunakan oleh anggota tim dalam melaksanakan tugas.

3. Sosialisai SOP ke Seluruh Unit

Tujuan sosialisasi SOP adalah agar diketahui oleh seluruh satuan kerja. Jadi, apabila terjadi perubahan, para pimpinan unit dapat segera mengetahuinya.

G. PRINSIP PENERAPAN SOP

1. Efisien

Setiap aktivitas kerja diharapkan agar lebih cepat dan tepat.

2. Konsisten

SOP harus dilaksanakan secara konsisten oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun dalam suatu organisasi.

3. Komitmen

SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran karyawan.

4. Mengikat

SOP harus mengikat para karyawan dalam melaksanakan pekerjaan.

5. Perbaikan Berkelanjutan

Dalam melaksanakan pekerjaan, penerapan SOP harus terus disempurnakan agar dapat menerapkan prosedur kerja yang lebih efisien.

6. Memiliki Peran Penting

Seluruh karyawan memiliki peran penting.

7. Terdokumentasi

Seluruh prosedur kerja yang telah dibakukan harus didokumentasikan dengan baik.

H. FORMAT SOP

Dapat menyampaikan informasi yang dibutuhkan dengan tepat, memfasilitasi, dan mengimplementasikan SOP secara konsisten.

Empat faktor yang digunakan sebagai pedoman dasar penentuan format SOP diperusahaan.

1. Jumlah keputusan yang akan dibuat dalam prosedur.

2. Jumlah langkah dan sublangkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.

3. Penentuan pelaksana SOP.

4. Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP.

Adapun isi format SOP secara umum.

1. Persetujuan

Setiap perusahaan dan harus ada orang yang menandatangani SOP tersebut agar dapat menjadi pedoman.

2. Tujuan

Tujuan SOP berisi kepentingan pembutan SOP.

3. Definisi

Semua pembaca SOP memiliki satu pengertian yang sama untuk sebuah istilah.

4. Kebijakan

Peraturan yang harus disiapkan demi kelancaran pelakanaan SOP.

5. Penjelasan prosedur

Petunjuk teknis (instruksi kerja yang sederhana).

6. Lampiran

Berupa contoh formulir.

SOP memiliki berbagai macam format.

1. Langkah sederhana (simple steps)

2. Tahapan berurutan (hierarchical steps)

3. Grafik (graphic)

4. Diagram alur (flowchart)

H.SIMBOL-SIMBOL SOP

nama

Arti

fungsi

Terminantor (kapsul)

Awal atau akhir aliran proses

1.Simbol buka tutup yang melambangkan awal atau akhir aliran proses

2.penunjuk mulainya kegiatan diberi kata-kata “END” Atau “SELESAI”

3.Untuk awal simbol kapsul ada di ujung kiri sesuai dengan urutan

Process (kotak)

Simbol inti satu yang melambangkan kegiatan (eksekusi)

1.untuk mendeskripsikan kata kerja yang jelas,dan singkat,seperti simpan data formulir,ambil dat aformulir,dan lain-lain.

2.Untuk menggambarkan proses pengolahan pada program komputer atau logaritma.

Manual input ( lantas)

Input yang dimasukkan secara manual.

1.untuk menggambarkan proses yang melibatkan manusia dan komputer seperti memasukkan data kedalam komputer.

2.dilambangkan dengan segi empat yang bagian atasnya miring dan bagian kanannya lebih tinggi dari bagian kiri.

Decision (Belah ketupat)

Simbol ini dua keputusan dalam program.

1.untuk mengambil keputusan.alur anak panah sesuai dengan aturan flowchart

2.digunakan untuk satu peran kegiatan dengan satu simbol.

Connector ( anak panah)

Jalannya suatu proses

1.memuat simbol anak panah sesuai dengan pedoman prosedur yang berlaku pada simbol yang dihubungkan

2.arah anak panah tidak boleh bersilangan .jika terpaksa bersilangan digambarkan dengan (omega)

Data

Proses input atau output

Untuk menunjukkan data yaang menjadi input atau nerupakan output sautu proses

Off-pagr connector (segilima)

Untuk menghubungkan simbol pada halaman yang berbeda atau berganti halaman.

Teks/label untuk connector dapat menggunakan huruf dan off-page reference menggunkana angka.

Subprocess atau pre-defided

Menggambarkan langkah lebih terperinci

Untuk mendeskripsikan flowchart sesaui dengan tingkat pimpinan detail/lebih rinci yang kita inginkan

Document

Menunjukkan proses keberadaan dokumen

Untuk menunjukkan data atau informasi yang masuk atau keluar dari sistem.

Connector (on-page)

Lembar/halaman yang sama

Untuk menghubungkan elemen dalam flowchart sebagai pengganti garis.

Stored data

Lambang segi empat dengan sisi tegaknya melengkung kekiri

Untuk menggambarkan informasi yang disimpan dalam media penyimpangan data secara umum

Database

Simbol cakram magnetik

1.Basis data dan data dakam komputer dapat menggunakan stored data

2.untu melambangkan data yang dismpan dalam hard drive

Manual Operation

Tidak melibatkan komputer

Digunakan untuk menggambarkan proses atau operasi yang dilakukan secara manual,misalnya mengisi atau memeriksa dokumen.

BAB 2

PENGELOLAAN WAKTU SECARA PRODUKTIF

A.PENGERTIAN PENGELOLAAN WAKTU

Pengelolaan waktu atau manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktif atas sumber daya yang sangat berharga. Dengan adanya manejemen waktu,waktu yang menjadi sumber daya yang tersedia dimanfaatkan untuk mencapai tujuan sesuai target dalam jangka waktu yang ditentukan.

Berikut ini adalah beberapa pengertian manejemen waktu menurut para ahli.

· Iman Mauliana

Manejemen waktu adalah perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktif waktu.

· Rosemary McMahon

Dalam bukunya manejemen pelayaan kesehatan (1999), Manejemen waktu adalah pengaturan sasaran dan pencapaian tujuan sebelum seseorang mengelola waktu.

· Srijani

Dalam bukunya Etika Membangun Sikap (2007), Manejemen waktu adalah aktifitas memanfaatkan waktu yang tersedia untuk mencapai tujuan.

Berikut langkah-langkah dalam mengelola menejemen waktu

· Buatlah daftar pekerjaan (to do list) dengan menggunakan kalender per hari, per minggu, dan per bulan dengan membuat daftar target pekerjaan untuk jangka pendek dan jangka panjang.

· Tuliskan hal yang akan dikerjakan atau dilakukan sehari-hari

· Tulislah tujuan atau sasaran utama anda berdasarkan skala prioritasnya

· Kerjakan tugas mulai dari daftar teratas setiap hari dan bekerjalah terus ke daftar di bawahnya

· Perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan

· Bagilah sebuah tugas besar dalam beberapa tugas kecil.

· Tetapkan alokasi waktu serta target yang akan dicapai sesuai dengan prioritas yang telah ditentukan.

· Jangan menunda pekerjaan

· Lakukanlahevaluasi. Periksa batas waktu penerapannya pada jadwal yang telah dibuat.

B.MANFAAT PENGELOLAAN WAKTU

Kebiasaan mengatur atau mengelola waktu merupakan hal yang baik agar waktu dapat dimanfaatkan secara produktif. Dengan adanya waktu anda dapat mengetahui tujuan dengan jelas, memiliki rencana untuk mencapai tujuan serta mampu memilih hal-hal yang jadi prioritasnya untuk dilakukan.

Manfaat lain dari adanya waktu adalah sebagai berikut.

· Meningkatkan disiplin diri.

· Mengatur kegiatan pribadi dengan efektif dan efisien sehingga mampu memberikan hasil kerja optimal.

· Meningkatkan produktifitas kerja dan menghasilkan kinerja yang bagus dan baik.

· Menentukan skala prioritas pekerjaan.

· Merencaudah dapat membuat nakan program jangka panjang.

· Menghindari rasa kesal, kecewa, atau stress karena gagal mencapai tujuan akibat tidak dapat mengelola waktu dengan baik.

C.FAKTOR-FAKTOR YANG MEMENGARUHI PENGELOLAAN WAKTU

Pengelolaan waktu atau manejemen waktu yang anda miliki bisa saja berbeda dengan orang lain. Hal tersebut menandakan bahwa terdapat faktor-faktor yang memengaruhi menejemen waktu sehingga manejemen waktu seseorang dalam melaksanakan suatu kegiatan atau pekeerjaan tidak sama dengan menejemen waktu orang lain. Taylor,Seorang ahli dalam bidang manejemen mengemukakan faktor-faktor tersebut,antara lain adalah sebagai berikut :

1. Jenis Kelamin

Para ahli manejemen mengungkapkan bahwa manejemen waktu kaum perempuan lebih baik dari pada waktu kaum laki-laki. Karena kaum perempuan lebih banyak mengisi waktu dengan kegiatan yang bermanfaat.

2. Usia

Hasil penelitian yang dilakukan oleh para ahli manejemen menunjukkan adanya hubungan antara usia dan manejemen waktu.

3. Pengaturan Diri

Seseorang dengan tingkat pengaturan diri yang tinggi biasanya sudah dapat membuat manejemen dengan baik

4. Motivasi

Semakin tinggi motifasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan, semakin tinggi pula kemampuan manejemen waktunya.

5. Pencapaian Tujuan

Semakin gigih seseorang berusaha untuk mencapai tujuan semakin baik ia mengelola waktu.

D.PRINSIP-PRINSIP PENGELOLAAN WAKTU

Pengelolaan waktu dimulai dari menetapkan sasaran atau tujuan, Merencanakan waktu, mengalokasikan, dan menganalisis waktu yang dibutuhkan. Agar dapat mengelola waktu secara tepat, Anda harus memperhatikan beberapa hal dasar pengelolaan waktu,yaitu sebagai berikut:

§ Luangkan waktu untuk merencanakan dan menetapkan prioritas

§ Selesaikan tugas berprioritas tinggi

§ Selesaikan tugas sebelum memulai tugas selanjutnya

§ Prioritaskan kembali pekerjaan yang belum selesai berdasarkan informasi terkait.

Berikut adalah prinsip-prinsip manejemen waktu yang dapat anda jadikan landasan dalam mengelola waktu

1.J.J REZA Dalam bukunya Manage Your Time For Succes Mengungkapkan prinsip landasan pengelolaan waktu haruslah memiliki sasaran. Sasaran tersebut haruslah SMART.

2.DR. YAN YAGER Dengan prinsip manajemen waktu sebagai berikut.

a. Tetapkan sasaran atau tujuan yang ingin dicapai

b. Selalu berusaha atau aktif untuk mencapai tujuan tersebut

c. Lakukan sesuatu berdasarkan skla prioritas

d. Kosentrasi atau fokus pada sasaran yang ingin dicapai

e. Tentukan batas waktu (tenggkat) yang realitis

E.TEKNIK PENGELOLAAN WAKTU

Setelah anda mengetahui tentang pengelolaan waktu, anda perlu mengetahui teknik pengelolaan waktu yang merupakan keterampilan untuk mengolah sumber daya sehingga anda dapat menyelesaikan pekerjaan secara efektif dan efisien.

1.MENENTUKAN URUTAN PRIORITAS

Urutan prioritas adalah daftar pekerjaan yang harus didahulukan atau diuatamkan. Kemampuan menyusun prioritas secara tepat harus dimiliki oleh semua pihak yang ada di perusahaan, mulai dari jajaran direksi hingga jajaran level bawah.

Langkah pertama dalam menentukan urutan prioritas adalah membagi keperluan berdasarkan waktu yang dikerjakan. Terdapat tiga kategori yang harus diperhatikan,yaitu sebagai berikut.

a. Jangan dikerjakan ( don’t do) karena pekerjaanya membutuhkan waktu lama

b. Kerjakan nanti ( do later) atau menunda pekerjaan dengan alasan

· Batas waktu pengumpulan atau tenggat pekerjaan masih lama

· Pekerjaan terlalu sulit sehingga tidak ingin memulainya

· Tugas terlalu banyak sehingga tidak tahu harus memulai dari mana

c. Kerjakan sekarang ( do now) karena pekerjaan tidak bisa ditunda.

2. MELAKUKAN DELEGASI

Salah satu upaya mengolah waktu dalam menyelesaikan suatu tugas dan tanggung jawab dengan efektif dan tepat waktu adalah dengan melakukan delegasi, yiatu pelimpahan sebagian tugas dan pekerjaan kepada orang yang tepat dengan tujuan dan meningkatkan efisiensi waktu kerja dan efektifitas kinerja.

Pendelegasian penting untuk dilakukan dalam sebuah perusahaan atau organisasi dengan alasan sebagai berikut:

· Menghemat waktu. Pimpinan pun bekerja lebih efisien dan fokus pada pekerjaan yang lebih penting

· Memotifasi dan membantu mengembnagkan keahlihan bawahan

· Melancarkan kegiatan organisasi. Apabila atasan berhalangan, tugas-tugasnya dapat dilaksanakan oleh orang lain

· Meningkatkan produktifitas dan mengembangkan organisasi atau perusahaan

· Bawahan dapat belajar bertanggung jawab

· Meningkatkan kepercayaan diri

· Meningkatkan inisiatif.

3. MEMILIKI PERILAKU ASERTIF

Menurut HORGIE ( 1990) STRESTERHIM DAN BOER ( 1980), Asertif (Dari kata assertiveness atau assertion) adalah orang yang memiliki kepercayaan diri yang baik sehingga dapat mengungkapkan pendapat dan ekspresi. Oleh karena itu, Asertif dapat diartikan sebagai kemampuan mengekspresikan diri dengan penuh percaya diri secara langsung dengan jujur, jelas, sopan, santu, dan tidak menggangu hak orang lain.

Unsur-unsur dari sikap asertif adalah sebagai berikut.

· Terbuka dan jelas

· Langsung dan jujur

· Bersikap sopan dan santun

· Ada feedback

Adapun ciri-ciri perilaku asertif adalah sebagai berikut.

· Selalu terbuka dan jujur

· Berhati-Hati untuk menolak suatu pekerjaan

· Selalu mendengarkan pendapat orang lain dan memahaminya

· Mampu menghargai diri sendiri dan orang lain

· Mampu mengatasi secara lose-win solution

· Mampu mencari solusi dan keputusan terhadap hal-hal yang tidak sepaham

F. EVALUASI PENGELOLAAN WAKTU

1.PENGERTIAN EVALUASI PENGGUNAAN WAKTU

Evaluasi berasal dari bahasa inggris, yaitu evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran. Berikut adalah pengertian evaluasi menurut para ahli.

· MUHIBIN SYAH

Evaluasi adalah penilaian terhadaptingkat keberhasilan seseorang dalam sebuah program.

· SUHARSIMI ARIKUNTO

Evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil keputusan.

· TAGUE-SUTCLIFE

Evaluasi bukan sekedar menilai suatu aktifitas secara spontan dan insidental, melainkan kegiatan untuk menilai secara sistematis dan teraarah berdasarkan tujuan yang jelas.

2.TUJUAN EVALUASI PENGGUNAAN WAKTU

Tujuan evaluasi penggunaan waktu dalam suatu perusahaan adalah untuk menilai seluruh kegiatan yang telah dilakukan oleh karyawan dalam melaksanakan tanggung jawabnya. Untuk dapat melakukan evaluasi penggunaan waktu, perusahaan harus sudah mempunyai deskripsi dan spesifikasi kegiatan. Dengan melakukan penggunaan waktu, kita dapat mengetahui bagaimana penggunaan waktu yang telah dilakukan dalam penyelesaian tugas atau pekerjaan sehingga kita dapat menemukan kegiatan mana yang selama ini berlebihan porsinya.

Setelah evaluasi penggunaan waktu dilakukan, kita jadi memiliki gambaran atau acuan dalam menyusun jadwal kegiatan selanjutnya. Kegiatan-kegiatan yang sebelumnya merupakan hal yang tidak penting dan tidak mendesak untuk dilakukan, dapat dikurangi bahkan tidak dilakukan kembali pada jadwal kegiatan selanjutnya.

3.MANFAAT EVALUASI PENGGUNAAN WAKTU

· Mengetahui beberaa waktu yang digunakan untuk menghasilkan pekerjaan yang terbaik.

· Mengetahui berapa waktu untuk yang digunakan untuk melaksanakan satu jenis untuk belajar.

· Mengetahui berapa perjalanan. Anda menuju tempat kerja atau sekolah dan pulang kembali kerumah.

· Mengetahui beberapa waktu yang digunakan untuk beristirahat, berolahraga, dan bersantai.

· Mengetahui berapa waktu yang digunakan untuk keluarga dan untuk bersosialitas dengan masyarakat.

BAB 3

OTOMATISASI DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.HAKIKAT OTOMATISASI

1.Pengertian Otomatisasi Kantor

Kata otomatisasi berasal dari bahasa inggris automation yang berarti penggunaan peralatan otomatis. Kata tersebut sepadan dengan mechanization yang berarti menerapkan sistem mekanis dan computerization atau penggunaan dan pemanfaatan komputer.

Otomatisasi kantor sering disebut juga sebagai office automation (OA). Beberapa pengertian office automation menurut para ahli diantaranya sebagai berikut :

· G.R.TERRY

Otomatisasi berarti pengaturan dengan satu mesin atau lebih yang dijalankan tanpa pengikutsertaan manusia, kecuali untuk menekan tombol penggerak.

· Mcleod

Otomatisasi kantor adalah semua sistem elektronik formal dan informal,terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam atau diluar perusahaan.

· Azhar Susanto

Otomatisasi kantor merupakan aplikasi teknologi informasi yang dirancang untuk meningkatkan produktifitas karyawan.

Berdasarkan beberapa pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa otomatisasi perkantoran adalah penggunaan teknologi atau perlatan kantor secara elektronik dalam melaksanakan pekerjaan kantor agar tercipta efisien,efektifitas dan produktifitas kerja.

2.Tujuan Otomatisasi Kantor

Tujuan dari otomatisasi kantor adalah sebagai berikut :

· Menggabungkan Penerapan Teknologi

Otomatisasi kantor memungkinkan terjadinya penggunaan beberapa teknologi dalam satu kegiatan, seperti adanya kegiatan vidio conference yang menggunakan peralatan elektronik berupa televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis.

· Memperbaruhi Proses Pelaksanaan Pekerjaan Di Kantor

Otomatisasi kantor memungkinkan suatu proses pekerjaan mengalami perubahan atau perkembangan ke arah yang lebih baik dan lebih cepat. Perubahan ini dapat menjadi sebuah tantangan baru.

· Meningkatkan Produktifitas Dan Efektifitas Pekerjaan

Dalam suatu organisasi atau perusahaan,trutama yang berorientasi profit atau keuntungan,Produktifitas kerja menjadi target yang harus dicapai.Tanpa adanya produktifitas dan efektifitas, keuntungan yang diharapkan mustahil tercapai.

· Meningkatkan Komunikasi Yang Baik Antarmanajer

Dalam satu perusahaan,para manajer sering kali harus saling berkoordinasi dan bekerja sama. Contohnya,Manajer pemasaran pusat dengan manajer pemasaran daerah harus berkoordinasi untuk meningkatkan penjualan produk yang telah dibuat oleh perusahaan.

· Mendukung Pengambilan Keputusan Yang Lebih Baik Dan Cepat

Dalam suatu perusahaan,pimpinan seringklai harus mengambil keputusan yang cepat dan tepat. Terlambat dalam mengambil suatu keputusan dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi atau perusahaan.

3.Manfaat Otomatisasi Kantor

Berikut ini adalah manfaat otomatisasi kantor bagi perusahaan :

· Pendapatan Yang Lebih Tinggi

Otomatisasi kantor ternyata dapat meningkatkan pendapatan yang lebih tinggi. Contohnya,sebelum menerapkan otomatisasi, pimpinan PT KAI mengatakan bahwa perusahaan merugi,meskipun penumpang selalu berjejal. Akan tetapi,setelah adanya perubahan sistem dalam proses kerja dan diterapkannya otomatisasi dalam penjualan tiket, PT KAI mampu mendapatkan keuntungan dan memberikan pelayanan yang lebih baik dari sebelumnya.

· Memabantu Pemecahan Masalah Dalam Tim

Masalah dapat terjadi dimana saja, kapan saja, dan menimpa siapa saja, tidak terkecuali mereka yang bekerja sama dalam sebuah tim kerja (team work). Otomatisasi kantor dapat membantu memecahkan masalah,terutama dalam hal komunikasi.

· Membantu Dalam Komunikasi Bisnis

Kegiatan dengan relasi sangat diperlukan dalam menjalin hubungan yang baik. Hal ini perlu dilakukan untuk menjaga hubungan yang berkelanjutan dalam waktu yang lama. Relasi adalah Pelanggan yang akan memberi keuntungan kepada perusahaan.

B. DAMPAK OTOMATISASI DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN

Dalam bidang administrasi perkantoran, adanya otomatisasi kantor juga membawa banyak perubahan dalam aktifitas kerja. Beberapa perubahan tersebut antara lain adalah sebagai berikut:

· Sekretaris dapat membuat surat secara cepat dengan menggunakan komputer. Kesalahan dalam pengetikan dapat langsung diperbaiki. Selain itu, surat dapat langsung dicetak menggunakan printer.

· Pengiriman surat tidak harus melalui kurir atau jasa pengiriman surat, Tetapi dapat langsung melalui e-mail sehingga lebih efisien.

· Komunikasi melalui telepon tidak harus dilakukan di kantor, tetapi dapat dilakukan dari mana saja secara mobile.

· Penyimpangan dokumen tidak selalu dalam bentuk kertas, tetapi dapat dalam bentuk digital sehingga lebih hemat kertas dan temapt.

· Proses rekaman data atau kegiatan tidak lagi harus tertulis

· Kegiatan promosi dan kehumasan dapat dilakukan melalui website perusahaan

Itu semua hanya sebagian dari banyak contoh perubahan yang terjadi saat ini dengan adanya kegiatan otomatisasi kantor. Beberapa tahun mendatang,akan terus terjadi perubahan seiring dengan kemajuan dibidang ilmu pengetahuan dan teknologi.

1.Dampak Positif Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi dalam administrasi perkantoran memberi dampak atau pengaruh terhadap kegiatan yang ada di kantor. Berikut ini adalah dampak positif dari adanya kegiatan otomatisasi perkantoran.

· Pekerjaan Lebih Cepat Dan Rapi

Dengan adanya otomatisasi,banyak pekerjaan dilakukan menggunakan peralatan kantor yang semakin lama semakin canggih. Pekerjaan pun adapat dilakukan lebih cepat, rapi, dan akurat dengan bantuan mesin

· Penanganan Informasi Menjadi Lebih Mudah

Kegiatan komunikasi dan penanganan informasi di kantor menjadi suatu keharusan. Hal tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan bantuan ilmu dan teknologi yang diterapkan melalui otomatisasi. Dengan adanya otomatisasi, kegiatan komunikasi menjadi lebih cepat dan lebih berkualitas.

· Kesalahan-Kesalahan Dapat Cepat Diperbaiki

Sebagian besar pekerjaan kantor merupakan pekerjaan paper work. Jika ditulis dengan tangan, bayangkan banyak kertas yang harus terbuang saat harus memperbaiki kesalahan dalam proses pengerjaan, atau banyak waktu yang tersisa untuk mengulang atau memperbaiki kesalahan.

· Bertambahnya Kesempatan Pekerjaan Dalam Bidang Pemeliharaan Peralatan

Penerapan otomatisasi yang menggunakan mesin memunculkan kebutuhan akan tenaga kerja yang menangani pemeliharaan mesin. Bukan saja pemeliharaa terhadap fisik, tetapi juga mencakup program atau software yang digunakan.

· Waktu Kerja Menjadi lebih Singkat

Penggunaan mesin berteknologi dalam otomatisasi akan mempercepat proses pekerjaan.Hali ini tentu akan berpengaruh pada durasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.

· Pekerjaan Menjadi Lebih Ringan

Otomatisasi kantor juga berdampak pada efisiensi pekerjaan. Dengan adanya otomatisasi, volume kerja atau jenis pekerjaan dapat dikurangi. Namun dengan adanya otomatisasi kantor,pekerjaan tersebut dapat dilakukan sekaligus oleh satu orang karena dibantu dengan alat komunikasi.

· Pelayanan Perkantoran Lebih Luwes

Beberapa waktu lalu, untuk membeli selembar tiket perjalanan kereta api jarak jauh,calon penumpang harus antri berjam-jam lamanya di stasiun kereta. Namun dengan adanya otomatisasi, saat ini sistem penjualan tiket dapat dilakukan secara online.

2.Dampak Negatif Otomatisasi Perkantoran

Berikut ini adalah beberapa dampak negatif dari adanya otomatisasi perkantoran:

· Karyawan Cenderung Bergantung Pada Mesin ( Machine-Minded)

Otomatisasi kantor yang terkait erat dengan penggunaan mesin tentunya berpengaruh terhadap pola kerja karyawan.Mereka seakan mengikuti irama mesin juga. Contohnya, karyawan menjadi lebih malas untuk berfikir cara membuat surat yang baik karena hanya meng-coppy pate dari internet.

· Timbulnya Masalah Kesehatan

Otomatisasi kantor dapat berdampak langsung terhadap kesehatan karyawan. Dengan waktu kerja minimal delapan jam sehari, karyawan terus-menerus menggunakan komputer dalam waktu yang lama. Hal ini tentu berakibat kurang baik pada kesehatan mata adanya radiasi dari layar komuputer.

· Berkurangnya Interaksi Dengan Sesama Karyawan

Otomatisasi kantor juga menyebabkan karyawan menjadi lebih lama menggunakan mesin dan waktu untuk bersosialisasi dengan teman kerjanya berkurang.

· Berimplikasi Pada Perusahaan

Implikasi lain otomatisasi terhadap perusahaan adalah perusahaan juga harus mengikuti perkembangan teknologi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaanya. Perusahaan harus mau menyesuaikan diri terhadap kemajuan teknologi tersebut serta mengeluarkan biaya untuk pengadaan teknologi dan pemeliharaanya.

· Diperlukan Waktu Untuk Beradaptasi Dengan Perubahan

Dalam menghadapi sesuatu hal yang baru, termasuk otomatisasi dalam perusahaan, tentulah ada pihak yang pro dan kontra.

BAB4
Penerapan Otomatisasi Dalam Administrasi Perkantoran

A.Penggunaan otomatisasi kantor
Pada dasarnya, otomatisasi kantor di gunakan oleh semua personel kantor atau orang yang bekerja di kantor. Namun, terdapat empat pengguna utama yang paling banyak menggunakannya, yaitu sebagai berikut.

1. Manejer

Menejer adalah merupakan orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan fungi-fungsi menejerial, seperti merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan, dan mengontrol aktivis kerja di kantor.
2. Profesional

Profesional merupakan orang yang bekerja sesuai dengan keahlian yang dimilikinya, seperti dokter, guru, dan sebagainya.

3. Sekretaris

Sekretaris merupakan orang yang bekerja dan dipercaya membantu pimpinan melaksanakan pekerjaan bidang administrasi atau tugas-tugas lain, termasuk tugas menejerial seperti pekerjaan korespondensi, berkomunikasi dengan relasi, berkomunikasi melalui telepon, mengatur jadwal pimpinan, dan menangani arsip.

4. Pegawai administrasi kantor

Pegawai administrasi kantor merupakan karyawan yang bekerja di bidang administrasi secara umum atau mereka yang bekerja di bidang ketatausahaan sehingga sering juga disebut sebagai staff administrasi.

B. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

Berikut adalah beberapa jenis aplikasi otomatisasi kantor yang sudah banyak digunakan di perusahaan atau oraganisasi, yaitu sebagai berikut.

1.Pengelola kata (word processing)

Pengelola yang diperlukan untuk menyiapkan alat elektronik yang secara otomatisasi melaksanakan banyak tugas-tugas yang di perlukan untuk menyiapkan dokumen, baik yang diketik maupun di cetak.

2.Surat elektronik (E-mail)

Surat elektronik merupakan penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pengguna untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan-pesan dengan menggunakanterminal komputer dan alat menyimpan.

3.Pesan suara (voice mail)

Voice mail merpakan pengiriman pesan yang dilakukan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon. Pesan yang telah masuk ke dalam voice mail pun dapat didengarkan kembali dengan cara menghubungi nomor voice mail menggunakan telepon.

4.Kalender elektronik (electronic calender)

Kalender elektronik merupakan penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan menyusun agenda acara yang telah ditetapkan oleh menejer. Kalender elektronik hanya menyusun terjadinya komunikasi, bukan untuk mengomunikasikan informasi.

5.Konferensi audio (audio conference)

Konferensi audio merupakan penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.

Konferensi video (video conference)
konferensi video merupakan penggunaan peralatan televisi yang mengirim dan menerima sinyal audio dan video untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Dalam konferensi video, terdapat tiga konfigurasi yang umum digunakan, yaitu sebagai berikut.

1.Video satu arah dan audio satu arah

2.Video satu arah dan audio dua arah

3.Video dan audio dua arah

6.Trasnmisi feksimile/FAX (fiximile transmission)

Transmisi faksimile merupakana penggunaan peralatan khusus yang membaca citra dokumen pada suatu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. Faksimile sangat mudah diimplemantasikan dan dioperasikan.

7.Teks bergerak atau videoteks (video text)

Videoteks merupakan perlayanan data melalui jaringan yang menyangkut kegiatan, seperti jadwal kereta ap, pesawat terbang, perkiraan cuaca, atau nilai tukar mata uang.

a.Image storege and restrieval

Image stroge and retrieval merupakan pengenal karakter secara optik untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder.

b.Desktop publishing (DTP)

Desktop publishing merupakaan penggunaan komputer dan perangkat lunak untuk membuat tampil visual dari ide dan informasi dalam output tercetak yang kualitasnya sanagat mirip dengan yang dihasilkan oleh typsetting.

c. perrimbangan otomatisasi kantor

Diterapkannya otomatisasi kantor tentu saja mamudahkan penggunannya menyelesaikan pekerjaan. Otomatisasi kantor juga memungkinkan pengguna dapat melaksanakan pekerjaan kantor di lokasi mana saja selama lokasi tersebut memiliki PC, laptop, atau smarthphone yang terhubung dengan jaringan internet. Kantor seperti ini disebut dengan kantor virtual (vitual office).

Kelebihan dari kantor virtual adalah sebagai berikut.

1.Efisensi waktu

Penggunaan kantor virtual dapat menghemat banyak waktu. Waktu kerja juga lebih fleksibel karena kita sendiri yang mengatur waktu kerja.

2.Efisensi tempat

Dengan kantor virtual, kita tidak harus bekerja di gedung yang besar atau bagus, yang harus dibangun dengan biaya tinggi atau menyewa kantor yang juga berbiaya tinggi.

3.Efisensi biaya

Keberadaan kantor yang dapat dilakukan tanpa perlu membangun atau menyewa gedung dengan biaya mahal tentu saja dapat menghemat pengeluaran perusahaan.

4.Jaringan komunikasi formal

Kantor virtual sangat mengandalkan komunikasi dalam menjalankan kegiatannya. Dalam menjalin hubungan baik dengan klien atau relasi, komunikasi dilakukan, baik secara tertulis maupun elektronik.

5.Pengurangan penghentian proses kerja

Saat musim hujan datang, setiap perusahaan harus bersiap mengantisipasi banjir, terutama jika lokasi kantor sering dilanda banjir. Sering kali, banjir terjadi beberapa kali selama musim hujan, yang membuat perusahaan terpaksa meliburkan karyawannya karena akses yang terhalang banjir.

Namun, kantor virtual juga kekurangan, di antaranya sebagai berikut.

1.Kurangnya rasa memiliki

Interaksi anatarkaryawan dalam kantor virtual tdak dapat dilakukan seperti di kantor konvensional.

2.Rendahnya semangat kerja

Bekerja di kantor virtual menyebabkan ineraksi dengan atasan menjadi berkurang. Atasan juga tidak dapat mengontrol secara lansung kinerja bawahannya. Dengan minimnya kantor dan pengawasan dari atasan, semangat karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat pun

jadi berkurang, terlebih lagi jika tingkat kontrol diri atau motivasi karyawan rendah.

3.Tekanan keluarga

Masalah yang terjadi di rumah saat sedang bekerja dapat mempengaruhi pekerjaan,, apalagi jika masalah tersebut membuat karyawan tertekan. Hal ini membuat akan berbeda jika bekerja di kantor konvensional. Jika terjadi masalah di rumah tangga, datang ke kantor bisa menjadi penyemangat atau pengalih karena suasana yang berbeda dan keberadaan teman –temannya yang dapat menghibur

KELEBIHAN & KELEMAHAN BUKU 1

KELEBIHAN :

1. Cover buku pertama lebih menarik dibandingkan buku kedua

2. Kertas yang digunakan lebih bagus

KELEMAHAN :

1. Materi kebanyakan menurut para ahli,sehingga susah untuk dimengerti.

2. Materi buku terlalu rinci untuk dipahami.

2.1.3 KESIMPULAN

Buku ini diterbitkan oleh ERLANGGA,disusun berdasarkan kurikulum 2013. Buku ini memiliki sifat-sifat yaitu apersepsi,peta konsep,ikhtisar,glosarium,aktivitas kelompok dan evaluasi. Buku 1sama-sama lengkap nya dengan buku 2.

Penjelasan Dari Review Buku Pengantar Administrasi Perkantoran

Pengarang Buku : Ika Widiyanti

Penerbit Buku : Yudhistira

BAB 1

MENYUSUN STANDARD OPERATING PROCEDURE ( SOP)

A.Pengertian SOP

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,istilah prosedur dapat diartikan sebagai tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas atau metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah.

Berdasarkan pengertian istilah prosedur tersebut,maka Standard Operating Procedure yang selanjutnya dikenal dengan istilah SOP merupakan petunjuk bagi pegawai untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan standar yang telah ditetapkan.Berikut adalah beberapa pengertian SOP

1) SOP adalah serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi ( EPA,2001)

2) SOP adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan ( FEMA,1999)

3) SOP adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah ( LINGAPPAN,2000)

B.Tujuan SOP

SOP merupakan tahapan yang harus dinilai untuk menyelesaikan suatu proses kerja.Untuk itu, SOP yang baik haruslah berdasarkan pada tujuan-tujuan berikut

· Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai yang menjalankannya

· Memudahkan proses pemahaman ( penguasaan tugas ) staff secara sistematis dan general.

· Menghindari “ Error “ dalam proses kerja

· Mempermudah dan mengetahui terjadinya kegagalan,inefiensi proses dalam prosedur kerja, serta kemungkinan-kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kewenangan oleh pegawai yang menjalankan.

· Memudahkan dalam hal monitoring dan menjalankan fungsi kontrol dari setiap proses kerja

· Menghemat waktu dalam program tarining,karena dalam SOP tersusun secara sistematis.

C.Fungsi SOP

Fungsi dari SOP adalah untuk mendefinisikan semua konsep dan teknik yang penting serta persyaratan yang dibutuhkan,yang ada dalam setiap kegiatan yang dituangkan ke dalam suatu bentuk yang langsung dapat digunakan oleh karyawan dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari.Secara rinci fungsi SOP antara lain sebagi berikut.

· Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja

· Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan

· Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak

· Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja

D.Ruang Lingkup SOP

Ruang lingkup SOP meliputi semua proses yang terjadi dalam suatu perusahaan baik administrasi maupun tindakan langsung,baik internal maupun eksternal perusahaan yang dilaksanakan oleh tiap-tiap departermen.

E.Jenis-Jenis SOP

SOP yang berfungsi sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin dapat dibagi menjadi beberapa jenis seperti berikut.

1.SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan

A.SOP Teknis

SOP Teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain.

B.SOP Administratif

SOP Administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh leboh dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan.

2.SOP Menurut Cakupan Dan Besaran Kegiatan

A.SOP Makro

SOP Makro mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut.

B.SOP Mikro

SOP Mikro merupakan bagian dari sebuah SOP ( SOP Makro ) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP ( SOP Makro ).

3.SOP Menurut Cakupan Dan Kelengkapan Kegiatan

A.SOP Final

SOP Final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.

B.SOP Parsial

SOP Parsial adalah SOP Yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final sehinnga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya.

4.SOP Menurut Cakupan Dan Jenis Kegiatan

A.SOP Generik

SOP Generik (umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP-kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaanya

B.SOP Spesifik

SOP Spesifik (khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di SOP-kan,tahapan kegiatan,aktor (pelaksana) dan tempat SOP tersebut diterapkan.

F. SIMBOL-SIMBOL SOP

1. Flow Direction Symbolis

Flow direction symbolis disebut juga connecting line yang digunakan untuk menghubungkan simbol satu dengan yang lain.

Simbol

Artinya

Simbol arus flow,yaitu menyatakan jalannya arus suatu proses.

Simbol communication link,yaitu menyatakan transmisi data dari satu lokasi kelokasi lain

Simbol connector,berfungsi menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang sama.

Simbol offline connector,menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang berbeda

2.Processing Symbols

Processing symbols menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses/prosedur.

Simbol	Artinya
	Simbol process,yaitu menyatakan suatu tindakan (proses) yang dilakukan oleh komputer
	Simbol manual,yaitu menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh computer
	Simbol decision,yaitu menunjukkan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan .
	Simbol predefined process,yaitu menyatakan penyediaan tempat penyimpanan suatu pengolahan untuk memberi harga awal.
	Simbol terminal,yaitu menyatakan permulaan atau akhir suatu program.
	Simbol keying operation,menyatakan segala jenis operasi yang di proses dengan menggunakan suatu mesin yang mempunyai keybard
	Simbol manual input,memasukkan data secara manual dengan menggunakan online keyboard.

3. Input/Output Symbols

Input/output symbols menunjukkan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output.

Symbol	Artinya
	Simbol input/output,menyatakan proses input atau output tanpa tergantung jenis peralatannya.
	Simbol punched card,menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu.
	Simbol magnetic tape,menyatakan input berasal dari pita magnetis atau output disimpan ke pita magnetis
	Simbol disk storage,menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk
	Simbol document,mencetak keluaran dalam bentuk dokumen (melalui printer)
	Simbol display,mencetak keluaran dalam layar monitor

G.Prinsip-Prinsip Penyusunan SOP

Agar SOP dapat dengan mudah dipahami dan dijalankan,maka penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip berikut ini:

1.Kemudahan Dan kejelasan

Prinsip kemudahan dan kejelasan,dimana prosedur –prosedur yang di standarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai.

2.Efisiensi Dan Efektifitas

Prinsip efektif dan efisien adalah prinsip yang harus dimiliki dalam penyusunan SOP dimana prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif.

3.Perhatian Dan Keselarasan

Prinsip perhatian adalah keselarasan dimana prosedur yang di standarkan harus selaras dengan prosedur standar lainnya yang terkait

4.Keterukunan

Prinsip keterukunan menjadi sangat penting dalam penyusunan SOP sebab output dari prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas (mutu) tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya

5.Dinamis

Prinsip Dinamis dimana prosedur yang di standarkan harus cepat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan

6.Berorientasi Pada Pengguna

Prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna,sehingga dapat memberikan kepuasan pada pengguna yang disebut dengan berorientasi pada pengguna

7.Kepatuhan Dan Kepastian Hukum

Penyusunan SOP harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku,serta untuk memperoleh kepastian hukum maka prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati dan dilaksanakan.

H.Format SOP

1.Langkah Sederhana (Simple Steps)

Simple steps adalah bentuk SOP yang paling sederhana. SOP ini biasanya digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan yang bersifat sederhana.

2.Tahapan Beruntun (Hierarchical Steps

Hierarchical Steps adalah fornat pengembangan dari simple steps. Format ini digunakan jika prosedur yang disusun panjang lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi yang lebih detail.

3.Grafik(Graphic)

Format Grafik dipilih jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik.dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah.

4.Diagram Alir(Flowchart)

Flowchart adalah format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutukan alternatif jawaban.

I.Teknik Penyusunan SOP

1.Persiapan Penyusunan SOP

· Membentuk tim dan kelengkapannya

· Memberikan pelatihan kepada anggota tim

· Sosialisasi SOP keseluruh unit

2.Penilaian Kebutuhan SOP

Penilaian kebutuhan adalah proses awal penyusunan SOP yang dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan SOP yang akan disusun. Bagi organisasi yang sudah memiliki SOP,maka tahapan ini merupakan tahpan unyuk melihat kembali SOP yang sudah dimilikinya dan mengidentifikasi perubahan yang diperlukan.

Maka proses ini murni merupakan proses mengidentifikasi kebutuhan SOP,anatara lain:

· Tujuan Penilaian Kebutuhan SOP

· Aspek-Aspek Penilaian Kebutuhan SOP

· Langkah-Langkah Penilaian Kebutuhan

3.Penyusunan SOP

Penyusunan SOP pada dasarnya meliputi lima tahapan proses kegiatan secara berurutan,Antara lain:

v Pengumpulan Informasi Dan Identifikasi Alternatif SOP

v Analisis Dan Pemilihan Alternatif

v Penulisan SOP

v Pengujian Dan Review SOP

v Pengesahan SOP

BAB 2

MANAJEMEN WAKTU

A.Pengertian Pengelolaan Atau Manajemen Waktu

Menurut Forsyth Manajemen waktu adalah cara bagaimana membuat waktu menjadi terkendali sehingga menjamin terciptanya sebuah efektifitas dan efisiensi juga produktifitas.Senada dengan pengertian tersebut, Orr juga mendefinisikan manajemen waktu sebagai kemampuan menggunakan waktu secara efektif dan efisien untuk memperoleh manfaat yang maksimal.

Atkinson juga mendefinisikan manajemen waktu sebagai suatu jenis keterampilan yang berkaitan dengan segala bentuk upaya dan tindakan seorang individu yang dilakukan secara terencana agar individu tersebut dapat memanfaatkan waktunya dengan sebaik-baiknya.

Dari beberapa uraian diatas,kita dapat menyimpulkan bahwa manajemen waktu adalah suatu kemampuan individu dalam menggunakan waktu secara efektif dan efisiensi sehingga tercapai produktifitas yang maksimal.

B.Fungsi Dan Tujuan Manajemen Waktu

Dalam bekerja,manajemen waktu memang sangat diperlukan agar lebih efektif dan pekerjaan dapat terselesaikan dengan tepat waktu,target pun dapat tercapai.Berikut ini adalah fungsi dan tujuan dari manajemen waktu:

· Membantu kita membuat prioritas,mislanya mengerjakan bahan presentasi tugas yang akan dikumpulkan besok

· Mengurangi kecenderungan untuk menunda,biasanya hal yang satu ini yang membuat manusia di dunia ini susah sekali untuk sukses

· Membantu kita menghindari “Tabrakan Waktu”,dengan menulis semua aktifitas tugas,janji,pesan dan pengingat kita hnaya di satu tempat,akan membantu kita memastikan bahwa dua atau tiga kegiatan tidak dilaksanakan pada waktu yang bersamaan.

· Memberi kita kebebasan dan kendali,manajemen waktu tidak akan membatasi ruang gerak seseorang .Sebuah kendali terhadap bagian dari hari kita memungkinkan kita untuk menjadi fleksibel pada hari-hari berikutnya

· Membantu kita menghindari perasaan bersalah,kita akan belajar dengan nyaman jika kita menyediakan waktu tertentu untuk melakukannya.

· Membantu mengevaluasi kemajuan kita.Dibutuhkan sedikit waktu untuk mengejar ketertinggalan itu,dan keuntungan baut kita kita dapat langsung menyadarinya dan segera bertindak untuk itu.

C.Efek Manajemen Waktu

· Dapat Meningkatkan keteraturan hidup,percaya diri, dan disiplin

· Dapat meningkatkan kualitas kehidupan diluar jam kerja

· Dapat meningkatkan penghasilan (gaji) pada tiap individu

· Dapat meningkatkannya kepuasan kerja pada individu

· Dapat mengurangi kesalahan yang dibuat dalam pekerjaan

· Dapat mengurangi jumlah krisis yang dihadapi individu

· Menurunnya tingkat stress pada individu

· Dapat meningkatkan kecepatan kerja

Sedangkan Forsyth mengemukakan bahwa dampak dari penggunaan manajemen waktu,antara lain sebagi berikut:

· Memiliki prioritas yang jelas dalam bekerja

· Dapat mengurangi keterlambatan dan kesalahan dalam bekerja

· Dapat tepat waktu dalam melakukan suatu pekerjaan sehingga dapat meningkatkan kepuasan kerja

· Memiliki kemampuan untuk tetap berkosentrasi terhadap pekerjaan sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja yang baik

· Dapat melatih kebiasaab disiplin untuk hal-hal yang berhubungan dengan waktu sehingga pekerjaan yang dilakukan akan lebih efisien.

D.Aspek-Aspek Manajemen Waktu

Manajemen waktu dapt membantu kita menyelesaikan pekerjaan dalam waktu singkat,menurut Atkinson, aspek-aspek dalam manajemen waktu mencakup adanya usaha untuk hal-hal antara lain sebagai berikut.

1.Menetapkan Tujuan

Menetapkan tujuan dapat membantu kita untuk memfokuskan perhatian ke arah tujuan atau sasaran yang hendak kita capai dan merencanakan sesuatu yang harus dikerjakan dalam batasan waktu yang tersedia sehingga dapat mencapai target yang diinginkan.

2.Menyusun Prioritas

Sebelum mengerjakan sesuatu perlu disusun terlebih dahulu urutan prioritas yang akan dilaksanakan. Hal tersebut dikarenakan waktu yang tersedia terbatas dan tidak semua pekerjaan memiliki nilai kepentingan yang sama.

3.Menyusun Jadwal

Jadwal adalah daftar kegiatan yang akan dilakukan beserta urutan waktu dalam suatu periode tertentu,kegiatan dalam menyusun jadwal tersebut terdiri dari dua jenis yaitu kegiatan yang bersifat rutin dan kegiatan yang bersifat sementara.

4.Bersikap Asertif

Kita harus memiliki sikap yang baik,pikiran yang baik dan selalu bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas dan hal-hal yang akan dicapai.

5.Menghindari Penundaan

Penundaan dalam melaksanakan tugas dapat menyebabkan ketidakberhasilan dalam menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya.Kemudian merusak jadwal kegiatan yang telah disusun dan menggangu tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

6.Meminiumkan Waktu Yang Terbuang

Pemborosan wajtu mencakup segala kegiatan yang menyita waktu dan kurang memberikan manfaat yang maksimal. Hal tersebut sering menjadi penghalang bagi individu untuk mencapai keberhasilannya karena sering membuat individu menunda melakukan kegiatan yang penting.

Canfield juga mengemukakan bahwa aspek-aspek manajemen waktu mencakup hal-hal antara lain sebagai berikut:

· Perencanaan

· Menetapkan prioritas

· Melakukan delegasi

· Disiplin diri

E.Faktor-Faktor Yang Memengaruhi Manajemen Waktu

Menurut Srijanti faktor faktor yang dapat memengaruhi manajemen waktu yaitu sebagai berikut.

1.Adanya Target Yang Jelas

Dengan adanya target pencapaian maka hidup akan lebih terarah dan waktupun dapat diatur dengan sebaik-baiknya.

2.Adanya Prioritas Kerja

Individu dapat menjalankan manajemen waktu dengan baik akan mencurahkan seluruh kosentrasi dan energinya untuk mencapai prioritas yang telah ditetapkannya.

3.Penundaan Pekerjaan

Kebiasaan menunda pekerjaan seringkali menyebabkan kehabisan waktu dan tenaga saat akan mengerjakannya.

4.Pendelegasian Tugas

Sifat kurang percaya pada orang lain dan ingin semua pekerjaan selesai dengan sempurna sering kali membuat tersitanya waktu yang kita miliki. Perlu kiranya di ingat bahwa pekerjaan yang dilakukan orang lain mungkin tidak sebaik jika kita lakukan sendiri.

5.Penataan Ruang Kerja

Ruang kerja yang membosankan dapat membuat pekerja kurang merasa nyaman dalam melakukan suatu pekerjaannya sehingga dapat mengakibatkan sulitnya mendapat hasil kerja yang baik.

F.Prinsip-Prinsip Manajemen Waktu

1.Menyusun Rencana

Susunlah rencana di pagi hari atau sebelumnya kita bisa mulai dari catatan kecil saja atau bahkan menyusunnya di kepala untuk sekedar memberikan sinyal kepada otak mengenai apa yang harus kita selesaikan hari itu. Gunakan strategi yang cerdas dalam menyusun rencana.

2.Fokus

Fokus dalam bekerja membuat kita lebih produktif dan mengurangi beban stress. Buat skala prioritas apabila kita harus menyelesaikan beberapa pekerjaan dalam kurun waktu yang bersamaan.

3.Hindari Interupsi

Dua hal dalam dunia kerja sekarang ini yang menjadi seiring menjadi sumber interupsi adalah telepon dan email,tentu saja interupsi ini tidak bisa dihindari tetapi digunakan.

G.Teknik Manajemen Waktu

1.Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Skala Prioritas

Skala prioritas yang tepat yaitu dengan mendahulukan lebih dulu pekerjaan yang penting dan mendesak,kemudian pekerjaan yang mendesak meski tidak begitu penting.

2.Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Delegasi

Delegasi adalah pemberian otorisasi atau kekuasaan formal dan tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan tertentu kepada orang lain.Pelimpahan otoritas oleh atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien karena tak ada atasan yang dapat mengawasi secara efisien karena tak ada atasan yang dapat mengawasi secara pribadi setiap tugas-tugas organisasi.

3.Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Asertif

Asertif adalah suatu kemampuan untuk mengkomunikasikan apa yang di inginkan,di rasakan,dan dipikirkan kepada orang lain namun dengan tetap menjaga dan menghargai hak-hak serta perasaan pihak lain.

H.Faktor Penghambat Pengelolaan Waktu

· Terperangkap memenuhi tuntutan yang mendesak dan memaksa

· Menyusun sklaa prioritas bukan berdasarkan tingkat kepentingannya

· Menunda-nunda pelaksanaan pekerjaan hingga mendekati batas waktu

· Mengerjakan pekerjaan darurat/mendesak sebelum mengerjakan pekerjaan penting

· Mengerjakan pekerjaan-pekerjan yang cepat waktu penyelesaiannya,sebelum mengerjakan pekerjaan yang membutuhkan waktu penyelesaian yang lama

BAB 3

OTOMATISASI ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan antara komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan produktifitas.

Berikut ini adalah konsep dari otomatisasi kantor.

· Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah otomatisasi

· Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa menuju aplikasi yang terencana dan terpadu

· Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi

· Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

B.Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.Otomatisasi kantor mempunyai tujuan secara umum,di antaranya sebagai berikut

· Penggabungan proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

· Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

· Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan

· Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Akan tetapi otomatisasi kantor mempunyai tujuan yang lebih spesifik untuk masa kini,yaitu sebagai berikut.

· Pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya

· Pemecahan masalah kelompok atau tim

· Dapat digunakan sebagai pelengkap,bukan pengganti

· Cara otomatisasikantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

C.Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor terkait dengan berbagai komponen dalam menangani informasi mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal.Berikut ini adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi kantor.

· Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat

· Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar

· Memerlukan sedikit tempat untuk menyimpan data

· Beberapa orang dapat memperbaruhi data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal.

D.Dampak Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer.

Penggunaan otomatis seperti pada penjelasan diatas tentu saja akan menimbulkan beberapa dampak otomatisasi kantor,antara lain.

1.Dampak Terhadap Pekerja Dan Pekerjaan

Pengangguran merupakan kemajuan teknologi.Kinerja pegawai meningkat karena teknologi.Teknologi dapat menyebkan pengganguran dan menciptkan pekerjaan baru.

2.Dampak Terhadap Pendidikan Dan Pelatihan Pegawai

Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi.Selain itu,lowongan kerja hanya diberikan kepada mereka yang memiliki pendidikan formal.

3.Dampak Terhadap Manajemen Menengah

Manajemen menengah dalam perusahaan mencakup berbagai pekerjaan yang berbeda dengan perusahaan lain. Manajemen menengah terdiri dari semua manajer yang berada di bawah tingkat pengambilan kebijakan.

Dengan adanya otomatisasi,pekerjaan manajemen menengah dipredikiskan menjadi berkurang.Namun hal ini tidak terbukti.Dengan meningkatnya aplikasi elektronik,kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat.

4.Dampak Terhadap Operasi Perusahaan

Adanya otomatisasi,membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di kantor pusat untuk mengumpulkan,mengolah dan mengirim data keseluruh dunia.

E.Pengguna Otomatisasi Kantor

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor.pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor,yaitu sebagai berikut.

1. Manajer

2. Profesional

3. Sekretaris

4. Pegawai Administrasi

F.Penggunaan Peralatan Dalam Otomatisasi Kantor

Otomatisasi Perkantoran merupakan proses peralihan dalam teknolgi perkantoran.Dengan kata lain,mempertegas definisi sebelumnya bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan metode pencatatan,penghimpunan,pengolahan pengiriman yang banyak melibatkan tenaga manusia kepada metode otomatis.Penggunaan peralatan otomatisasi kantor dikelompokkan mejadi.

1.Dilihat Dari Tenaga Penggeraknya

1. Mesin manual,ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia

2. Mesin Listrik,ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau batrai

2.Dilihat Dari Cara Kerja Dan Komponen Mesinnya

1. Mesin Mekanik,ialah mesin-mesin yang rangkaian komponenya tampak bergerak dalam operasinya

2. Mesin Elektronik,ialah mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik berupa kabel kabel.

3.Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai Pekerjaan Kantor

1. Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan

2. Mesin-mesin untuk menghimpun bahan

3. Mesin-mesin untuk mengolah bahan

4. Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan

5. Msin-mesin untuk mengirimkan bahan

6. Mesin-mesin untuk menyimpan bahan

G.Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

1.Pengolahan Kata (word Processing)

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

2.Surat Elektronik (Elektronik Mail)

Surat elektronik yang dikenal sebagai e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai pengirim,menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan komputer dan alat penyimpanan.

3.Voice Mail

Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan.Perbedaannya bahwa anada hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepone dan bukan mengetik.

4.Kalender Elektronik

Electronic calendering adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.

5.Konferensi Audio (Audio Conferencing)

Konferensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio di antara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.

6.Konferensi Vidio

Konferensi vidio adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis,peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan vidio.

7.Konferensi Komputer

Computer Conferencing adalah penggunaan jaringan komputer,sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.

8.Transmisi Faxsimili (Facsimile Transmission)

FAX,Singkatan dari Facsimile Transmission adalah penggunaan perlatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain.

9.VidioText

Vidiotext adalah penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar CRT.

10.Pencitraan (Imaging)

Pencitran merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder.Kemudian citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak

11.Desktop Publishing(DPT)

Desktop Publishing adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tecetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

KELEBIHAN & KELEMAHAN BUKU II

KELEBIHAN :

1. Materinya mudah untuk dipahami

2. Pembahasan materi lebih singkat dari pada buku pertama

KELEMAHAN :

1. Cover bukunya kurang menarik

2. Warna kertas pada buku kusam

KESIMPULAN

Buku diterbitkan oleh YUDHISTIRA dan sesuai menurut kurikulum 2013. Buku yang disusun oleh WIDIYANTI mencakup beberapa kompetensi inti dan kompetesi dasar. Buku 2 ini menganut beberapa unsur administrasi yang sama-sama lengkap dengan buku 1.

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan. Buku 1 dan buku 2 sama-sama memuat hubungan yang erat dengan administrasi perkantoran yang lengkap.

SARAN

Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

R, Sri Endang. 2015. Pengantar Administrasi Perkantoran . Jakarta: Penerbit Erlangga.

Widianti, Ika. 2014. Administrasi perkantoran. Jakarta Timur: Yudhistira.

Administrasi Perkantoran

Kamis, 10 November 2016

Review buku Pengantar Administrasi Perkantoran kelas XI

1 komentar:

Clock

About Me